Кадровый аутсорсинг – что это такое, риски и преимущества для бизнеса
Эффективная деловая практика уже давно нашла способ привлечения внешних компаний и контрагентов для решения специфических задач. В России используется концепция аутсорсинга, которая позволяет предпринимателям освободить себя от несвязанных с их профилем обязанностей в области кадрового учета и делопроизводства, передав их на управление специализированным предприятиям.
Обычно аутсорсинг используется для привлечения персонала на разовые или периодические многотипные задачи. В данной статье мы рассмотрим саму концепцию аутсорсинга персонала и, более конкретно, одно из его направлений - кадровый аутсорсинг.
Что такое кадровый аутсорсинг?
Могут существовать различные виды аутсорсинга персонала в зависимости от передаваемой стороннему исполнителю функции компании. Ниже приведены основные типы аутсорсинга персонала:
Аутсорсинг рекрутинга - это, когда сторонняя компания занимается поиском кандидатов для компании-клиента;
Аутсорсинг управления персоналом - это, когда сторонняя компания выполняет задачи по управлению персоналом (например, кадровый учет и составление графиков работы) от имени компании-клиента;
Аутсорсинг трудоустройства - это, когда компания-аутсорсер нанимает сотрудника и направляет его на работу в компанию-клиента;
Аутсорсинг обучения - это, когда сторонняя компания обеспечивает обучение сотрудников компании-клиента;
Аутсорсинг бухгалтерии и финансов - это, когда сторонняя компания берет на себя функции по ведению кадрового документооборота, бухгалтерскому учету и финансовому анализу для компании-клиента;
Аутсорсинг IT-поддержки - это, когда сторонняя компания занимается поддержкой и сопровождением IT-инфраструктуры компании-клиента.
Аутсорсинг кадров - что это?
Аутсорсинг кадрового делопроизводства - это процесс передачи управленческих функций по управлению персоналом компании на внешнюю организацию, специализирующуюся на предоставлении услуг в области управления персоналом.
Какие функции передают на аутсорсинг кадрового делопроизводства?
Перекрестие персонала. Кадровые консультанты проводят подбор кандидатов, снижая время и затраты на кадровое управление, поиск подходящих кандидатов;
Обучение и развитие. Осуществляют разработку и проведение обучения для улучшения навыков текущих сотрудников, а также повышение их профессионального уровня;
Управление человеческими ресурсами. Осуществляют управленческие функции в области управления персоналом, включая ведение документооборота в сфере кадров, составление графиков работы, контроль рабочего времени и учет отпусков;
Административная поддержка. Осуществляют расчет заработной платы, а также выполняют другие административные задачи, связанные с управлением персоналом;
Разработка и внедрение систем оплаты труда;
Консультации по HR-стратегии. Могут помочь компании разработать и осуществить эффективную HR-стратегию, обеспечивающую гармонизацию бизнес-целей компании и потребностей персонала.
Когда кадровый аутсорсинг будет полезен?
Он выручит в случае, когда компания:
Недостаточные ресурсы для поддержания полноценного отдела кадров для ведения делопроизводства;
Необходимость быстрого и эффективного найма новых сотрудников;
Потребность в экспертной помощи в области управления персоналом;
Желание акцентироваться на основной деятельности и развитии бизнеса, а не на управлении персоналом;
Желание сократить затраты на управление персоналом и уменьшить риски, связанные с нарушением трудового законодательства;
Необходимость временного увеличения производительности без возможности найма новых сотрудников;
Недостаточная осведомленность в законодательстве, регулирующем кадровую работу, и невозможность обеспечить собственный кадровый штат;
Необходимость провести бизнес-реструктуризацию, в результате которой потребуется увольнение большого числа сотрудников;
Недостаточный опыт в подборе и обучении персонала;
Невозможность предоставить работникам все необходимые условия труда, включая социальные льготы и медицинское страхование.
В общем, услуги аутсорсинга персонала и управления кадрами могут оказаться полезными в ситуациях, когда компании нужно быстро решить проблему с персоналом или оптимизировать свои кадровые процессы. Кроме того, аутсорсинг персонала может помочь малому бизнесу, поскольку на таком предприятии, вероятно, будет недостаточно работы для кадрового сотрудника, и он будет просто "бездельничать".
Преимущества делопроизводства на аутсорсинге
Оптимизация управления персоналом для экономии времени и ресурсов компании.
Быстрый и эффективный подбор новых сотрудников.
Экспертная поддержка в управлении персоналом для повышения эффективности деятельности.
Минимизация рисков, связанных с нарушениями трудового законодательства.
Сокращение расходов на содержание отдела кадров и найм персонала.
Повышение качества работы с персоналом и снижение рисков при использовании услуг профессиональных кадровых агентств.
Возможность сконцентрироваться на ключевых стратегических задачах бизнеса.
Аутсорсинг управления персоналом позволяет сократить затраты времени и ресурсов, обеспечивает высокое качество выполненных работ и предоставляет надежные гарантии.
Недостатки
Переключение управления персоналом на других компаний;
Риск утечки конфиденциальных данных о сотрудниках. Чтобы избежать этого, необходимо ясно определить ответственность за разглашение информации в контракте и сотрудничать только с проверенными компаниями;
Поиск надежного и квалифицированного поставщика услуг;
Необходимость интеграции новых сотрудников в корпоративную культуру;
Возможность возникновения конфликтов между аутсорсинговой компанией и сотрудниками, что может негативно сказаться на репутации основной компании.
На какой степени важны эти условия и могут ли они пересечь преимущества сотрудничества с аутсорсинговым поставщиком решать вам. Подход к этому типу услуг может значительно облегчить ведение бизнеса, при условии тщательного подхода и компетентного выбора поставщика услуг.
Как выбрать компанию по ведению кадрового аутсорсинга?
Для успешного внедрения кадрового аутсорсинга необходимо доверить это задание квалифицированным специалистам с опытом и профессиональными знаниями в области учета и управления персоналом. Чаще всего услуги аутсорсинга кадров оказывают специализированные агентства или компании, которые специализируются на найме и управлении персоналом. Критерии выбора кадрового аутсорсера следующие:
Агентство обладает лицензией на ведение кадрового документооборота и управления персоналом.
Агентство может предоставить рекомендации от других компаний.
Специалисты аутсорсинговой компании обладают опытом работы и соответствующей квалификацией.
Компания использует современные системы учета и отчетности, которые обеспечивают контроль кадровых процессов и оперативную реакцию на изменения в законодательстве.
Стоимость услуг аутсорсера отражает качество их выполнения.
Следует помнить, что кадровый аутсорсинг является серьезным и ответственным процессом, поэтому при выборе аутсорсингового партнера необходимо подходить к этому вопросу с полной осознанностью своих потребностей и возможностей.
Как законодательно регулируется кадровый аутсорсинг?
Касательно юридического регулирования данной услуги, в различных странах могут действовать разные законы и требования, которые важно соблюдать. Кадровый аутсорсинг должен соответствовать законам Трудового кодекса Российской Федерации, закону "О защите прав потребителей услуг", "О трудовых договорах" и другим нормативно-правовым актам, регулирующим трудовые отношения, права и свободы работников и работодателей. Следует также учитывать требования по защите персональных данных сотрудников, передаваемых аутсорсинговым компаниям.
Кадровый аутсорсинг в России также подпадает под "Положение о порядке использования труда временных сотрудников и (или) работников организаций, осуществляющих деятельность в области трудового права и социального обеспечения" от 20 июля 2012 года. Этот документ закрепляет права и обязанности аутсорсеров и организаций, использующих услуги кадровых агентств и фирм. В нем также определены процедура найма временных работников, их устройство на работу, выплаты, социальное и медицинское страхование, а также ответственность за нарушения в сфере кадровых услуг.
Какие есть риски у аутсорсинга делопроизводства?
Качество. Использование услуг аутсорсинговой компании может оказаться разочарованием для заказчика из-за недостаточного качества предоставляемых услуг.
Данные и конфиденциальность. Работа с кадровым аутсорсером может возможно привести к утечке конфиденциальных данных о сотрудниках или компании.
Управление персоналом. Существует риск того, что аутсорсинговая компания не сможет найти и удержать наилучших кандидатов, что может негативно сказаться на работе организации.
Ответственность. Возможны споры и юридические проблемы, если аутсорсер не соблюдает правила, не проходит проверки, допускает ошибки и т.д.
Стоимость. Затраты на услуги аутсорсинга могут значительно превысить внутренние расходы на управление персоналом.
Управление. Компания рискует потерять контроль над работой и процессами управления персоналом, передав их на аутсорсера.
Коммуникация. Сотрудничество с кадровым аутсорсером может привести к проблемам в коммуникации между сторонами, что может привести к задержкам и несоответствию ожиданиям заказчика.
Компании, которые планируют использовать кадровый аутсорсинг, должны учитывать потенциальные риски данного процесса и осуществлять меры по их снижению. Для этого необходимо тщательно оценить потенциального партнера, изучив его опыт и репутацию, а также заключить договор с четкими условиями и соглашением о конфиденциальности данных.
Как найти компанию по аутсорсингу кадров и делопроизводства?
Существует несколько способов:
Поиск в Интернете: Для этого можно воспользоваться поисковыми системами, например, Google. Введите ключевые слова, такие как "аутсорсинг персонала", "управление HR", "аутсорсинг кадров" и т. д., чтобы получить список соответствующих компаний.
Социальные сети: Используйте социальные сети, такие как LinkedIn, для поиска компаний, предоставляющих требуемые услуги. Можно применить фильтры поиска, чтобы найти компании в своем регионе или с определенной специализацией.
Рекомендации: Обратитесь за рекомендациями к своим знакомым и деловым партнерам, чтобы узнать, с кем они сотрудничали в области управления персоналом.
Профессиональные мероприятия: Посещение профессиональных конференций, выставок и мероприятий, посвященных управлению персоналом, позволяет получить информацию о компаниях, предоставляющих интересующие услуги, и сравнить их предложения.
Каталоги предприятий: Изучите каталоги предприятий в своем регионе, в которых представлена контактная информация компаний. Каталоги предприятий можно найти в Интернете или в местной библиотеке.
Кадровый аутсорсинг представляет собой инновационную услугу для предприимчивых предпринимателей, стремящихся к постоянному развитию. Нет необходимости вести бесперспективное дело или создавать дополнительные расходы. Подпишите контракт на кадровый аутсорсинг и вы избавитесь от множества рутинных задач.