Работа с компанией-аутсорсером. Как это сделать грамотно
Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника и/или ресурса) — передача организации определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании с помощью договора. В рамках аутсорсинга обычно передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работы отдельных систем и инфраструктуры на основании длительного контракта (не менее одного года).
Аутсорсинг помогает повысить эффективность компании и использовать освободившиеся организационные, финансовые и человеческие ресурсы для развития инновационных направлений или получения новых возможностей.
Когда пригодится такая форма оказания услуг
Аутсорсинг может быть полезен в следующих случаях:
- Когда компания нуждается в специализированной экспертизе в определенной области, которую она не может провести с помощью собственных ресурсов.
- Когда организация сталкивается с временным повышением рабочей нагрузки или проектами, требующими привлечения дополнительных ресурсов и специалистов.
- Когда компания стремится сократить расходы с помощью сокращения средств выделяемых на постоянных сотрудников.
- Когда организация нацелена на улучшение эффективности и производительности, а также желает сконцентрироваться на своей основной деятельности.
- Когда важный сотрудник ушел на больничный или находится в декрете, но его нужно привлечь к работе.
Воспользоваться данной формой услуг может любая компания, однако не для всех организаций аутсорсинг, это выгодное решение проблемы.
Т.к в рамках аутсорсинга обычно осуществляется управление персоналом, проводится рекламная компания или выполняется бух. учет.
Эта форма работы с сотрудниками подходит в основном для небольших фирм и компаний, для которых содержать огромный штат работников невыгодно.
Важность анализа бизнес-процессов
Анализ действующих бизнес-процессов в первую очередь важен для организаций, которые работают в сфере B2B (business-to-business), особенно в контексте аутсорсинга. Т.к при аутсорсинге компания передает определенные функции или процессы третьей стороне, специализирующейся на необходимых (выбранных) областях, с целью повысить эффективность, сократить издержки и сосредоточиться на своей основной деятельности.
В контексте аутсорсинга анализ бизнес-процессов помогает организации определить, какие процессы могут быть переданы третьей стороне и каким образом это может быть выполнено наиболее эффективно.
Путем анализа бизнес-процессов организация может выявить процессы, которые не являются ее основной компетенцией или не приносят значимой прибыли, и передать их на аутсорсинг. Это позволит компании сосредоточить свои усилия на ключевых процессах и достичь более высоких результатов. Анализ открывает возможности для оптимизации бизнес-процессов, а значит и для снижения расходов.
Как решиться прибегнуть к аутсорсингу
Процессы, которые стоит передать на аутсорсинг, есть в любой организации. Чтобы был результат от его внедрения необходимо определить, насколько выгодно использовать данную форму услуг в компании. Т.к аутсорсинг приводит к снижению прямых и косвенных расходов, увеличению эффективности процессов и снижению рисков, определенно можно сказать, что это выгодно. Но насколько, зависит от самой организации и ее размеров. Также мотивацией для организации, решившей прибегнуть к аутсорсингу должно стать повышение прибыли, возможность внедрения новых технологий и стратегии развития бизнеса.
Как выбрать компанию-аутсорсера
Аутсорсинг может оказаться правильным решением, если компания, предлагающая соответствующие услуги имеют хорошую репутацию и действительно может справиться с поставленными перед ней задачами. Чтобы избежать основных рисков, связанных с выбором партнера и подписанием договора к рабочему процессу (к поиску и привлечению) стоит подойти ответственно.
В первую очередь необходимо изучить рынок услуг и собрать всю важную информацию о разных ее поставщиках. На основе полученных данных определяются качественные и количественные показатели. А уже с помощью показателей можно будет понять, какой поставщик подходит для длительного сотрудничества.
Также если судить по книге Хейвуда Дж. Б. существуют критерии, которые помогают найти надежную компанию-аутсорсера:
- Доверие. Положение организации на рынке, участие в отраслевых рейтингах, сколько клиентов сотрудничает с ней в данный момент, опыт выполнения подобных проектов, отзывы бывших и нынешних партнеров;
- Надежность. Данные о финансовых показателях, участии в судебных процессах и проверках;
- Гибкость. Есть ли ресурсы и возможности менять направление собственной деятельности при необходимости;
- Уровень знаний и квалификация персонала. Данные об образовании, профессиональные сертификаты. Есть ли сотрудники с навыками в выбранных областях;
- Экономия. Сравнение нескольких предложений от разных поставщиков в целях экономии;
- Обслуживание. Как быстро компания реагирует на ваши сообщения (запросы), какой объем услуг и какие обязательства берет на себя, в течение какого срока готова выполнить поставленную перед ней цель;
- Кадровая политика. Важно, чтобы аутсорсер разделял принятые в организации-заказчике подходы к работе. Если на аутсорсинг отдается подбор сотрудника на вышестоящую должность, то кандидат должен не только профессионально, но и по взглядам соответствовать корпоративному духу организации, заказывающей аутсорсинг.
- Внутренний контроль. Система контроля качества у аутсорсера, назначение ответственных лиц за выполнение задачи, чтобы было кому предъявить претензии при выявлении ошибок и проблем в работе.
Перед подписанием контракта важно узнать, с какими проблемами сталкивался исполнитель ранее, как они решались им. Аутсорсинг — это долгосрочное сотрудничество, поэтому так важно основательно подойти к выбору партнера.
Контроль работы компании-аутсорсера
С исполнителем подписывается соглашение SLA (согласованный уровень качества предоставления услуги), в котором отражаются общие требования и:
- Круг обязанностей;
- Объем реализуемых задач;
- Срок выполнения;
- Форма и качество коммуникации;
- Требования к результату (достижение определенных показателей эффективности, прибыли, доходности и т.д.)
- Предоставлению отчета (ежедневно, раз в неделю или ежедневно).
Данное соглашение позволяет защитить заказчика от потенциальных рисков при долгосрочном сотрудничестве.